新人の幹事が初めての忘年会でやるべき【7つの仕事】

初めての新人幹事が忘年会でやるべき仕事

忘年会シーズンにもなり、初めて幹事を任され、どうしようと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

忘年会で新人の幹事の場合、未経験なので、準備から当日の流れまで分からないことは多いと思います。

私も新卒3年目で初めて忘年会幹事をしましたが、やはり仕事と一緒で、経験の無いことはとても不安です。

しかし、忘年会幹事を任された以上、新人であれやるしかないのです!

幹事という仕事は、忘年会などのイベントだけではなく、必ず仕事に役立つ経験になります。

そんな新人幹事さんのために、忘年会でやるべき仕事とコツを紹介していきますので、チェックしてみて下さいね!

新人の幹事が初めての忘年会でやるべき仕事 ~準備編~

経験のない初めての仕事であれ、全体の流れを把握するとイメージが湧くのでやりやすいですよね。

忘年会の一般的な流れはコチラのようになります。

 

忘年会の流れを把握しよう

▼ 忘年会の流れ

  • 司会者挨拶
  • 社長や部長などの開会挨拶
  • 乾杯
  • ワイワイ会食
  • ゲームや余興
  •  閉会挨拶

全体の流れだけ見れば、大したことないと思いませんか?

新人であるからこそ、ポイントとコツを押さえてやるべき仕事をすれば、印象もよくなり、評価が上がる場合もありますので、しっかり見ていきましょう。

 

早速ですが、ここで1番重要なコツを紹介します。

忘年会の流れは、社風や人数によって異なる場合があります。

 

じゃあ、どうすれば良いの?

1番早くて効率的な方法は、昨年や一昨年などで忘年会幹事の経験がある先輩にヒアリングすることです。

全体の流れも具体的にイメージできますし、「昨年はコレが評判だったよ」「俺の時はコレは大変だったよ」と、成功と失敗の事例を学べる存在がいるのですから。

分からないことは、知っている人に聞いて謙虚に学ぶことです。

 

忘年会の予算を決めよう

会社が負担してくれるのか、負担してくれないのか。

食費にいくら使えるのか、余興や景品にいくら使えるのか。

仕事の案件やプロジェクトと一緒で、仕事でお金がかかるものは予算を決める必要があります。

 

忘年会当日に予算オーバーしたから、上司に「初めてで分からなかったので払って下さい!」なんてことはNGですよ。

アナタも一社会人として働いている訳ですから、責任を持って幹事をしましょう。

 

忘年会の役割分担を決めよう

新人の場合、忘年会幹事は1人でやるととても大変です。

大変な仕事はスーパーマンでも無い限り、新人は1人でやるものではありません。

会社という組織で仕事する以上、協力者を集い、良い意味で他人を巻き込むチカラが必要です。

 

「自分が進行役で司会をするから、会計係はお願いできる?」

「初めてで分からないことが多いので、先輩サポートして頂けませんか?」

 

責任を持って仕事をしようとしている気持ちと熱意に、同僚や先輩は応えてくれます。

ここで信頼を作っておくと、今後の仕事でも助けてくれるかも知れませんよ!

 

忘年会の時間配分を決めよう

全体の流れを掴んで、協力者も集えましたね。

では、次いで、忘年会の時間配分を決めましょう。

 

友達と飲んでいる訳ではありませんから、ダラダラとなんとなく進めるのは良くありません。

時間配分を決めておけば、忘年会当日に自分や協力者がすべき仕事の整理が出来ます。

 

忘年会全体は、一般的に2~3時間で終わらせるようにしましょう。

挨拶○分、余興○分とスケジュール管理が出来れば、忘年会もスムーズに進行できます。

 

ここで、アナタは気付いたと思います。

上司の開会挨拶が長すぎて、予定していた時間がズレてしまったなんてことになったら、どうすればいいの?と。

 

それは簡単なことです。

上司に「開会挨拶は○分ぐらいでお願いします」と、予め一言伝えておけば良いのです。

 

当日などに挨拶をお願いしてもダメですよ!

それは失礼になりますし、挨拶する人にも都合や準備があります。

 

ということは、万が一のことも想定して、時間配分は余裕がある方が良いよね?

 

その通りです!

仕事の目的は、2時間なら2時間で忘年会をスムーズに終わらせることです。

ふむふむ。スケジュール管理も、人にお願いする時も、先回りしてリスクを潰していくことが重要ですね。

 

忘年会に参加する人数を確認しよう

忘年会シーズンは年末なので、本業も忙しい方が多いでしょう。

参加する人数によっては、会場も料理もグレードが変わるでしょうから、しっかり確認しておくべきです。

メールで開催案内することが多いでしょうから、案内の例文を1つ紹介しておきますね。


件名:【業務外】 ○月○日(曜) / 忘年会開催のご案内 
本文:
○○部(課員) 各位
業務中、失礼致します。
お疲れ様です。○○課の○○です。
今年も残すところあと僅かとなり、親睦と交流を兼ねた恒例の○○部忘年会を下記の通り開催いたします。
年末をひかえお忙しい時期かと存じますが、是非ご参加ください。
    <開催場所>
    日時 : Ο月Ο日(Ο) 午後ΟΟ時~
    会費 : 0000円
    場所 : 居酒屋ΟΟΟ ΟО店
    住所 : ОΟООΟООΟО
    地図 : http://xxxx.xxxx.xx
    電話番号 : 00-000-0000
(お店を予約する場合は)
出欠の連絡は、件名を変えず本メールの返信にて【12月○日(曜)】までにお知らせください。
尚、参加のキャンセルは、○日前(12月○日)○時までに○○までご連絡頂けますようお願いいたします。
それ以降のキャンセルは会費が発生してしまいますので、ご了承ください。

 


忘年会日程から調整するようであれば、調整さんが便利です。

⇒ 調整さん(カンタン出欠管理、スケジュール調整ツール)

調整さんで作成したイベントURLをメールにコピペして、スケジュール登録を依頼しましょう。

もちろん、文章は適宜修正して下さいね!

 

忘年会を開催する会場を押さえよう

先ほどの開催案内メールを送るために、忘年会会場を予約しましょう。

社内で開催するのであれば、総務の方と相談して会場を押さえましょう。

お店を予約するのであれば、ご存知のぐるなびで予約を取ります。

1点注意して欲しいのは、「食べログ」のURLは送らないことです。

食べログはそのお店を評価する点数が付いているので、折角の忘年会で点数が宜しくないお店を案内するのは失礼です。

実際の点数がうんぬんではなく、案内メールでは「ぐるなび」で予約したお店のアクセスページを送るようにしましょう。

⇒ ぐるなびでお店を探す

 

忘年会の食べ物と飲み物を注文しよう

社内で開催する場合は、料理と飲み物が必要です。

ピザやお寿司、オードブルなどを注文するのですが、それぞれ頼んでも面倒です。

会社近くで出前してくれるお店も分かりませんからね。

「dデリバリー」と「カクヤス」でネット注文しておけば、当日配達してくれますので、とても便利ですよ!

▼ dデリバリー

dデリバリー

▼ カクヤス

 

新人の幹事が初めての忘年会でやるべき ~当日編~

忘年会準備が整えば、あとは当日に進行するだけです。

せっかく準備をしたのに、忘年会が台無しになってはいけませんので、当日はしっかりと仕事をしましょう。

 

▼ 新人の幹事が忘年会当日にすべき仕事

  • 忘年会会場への誘導と案内
  • 忘年会参加の受付
  • マイクやPC、余興、ゲームなどの設備準備
  • スムーズな司会進行
  • 飲み物の配膳、追加注文の確認
  • 上司や先輩へのお酌と挨拶
  • 余興の合いの手や盛り上げ
  • 会食費の会計
  • 退店時の忘れ物確認
  • 2次会参加の確認、及びお店予約

上のようにリスト化しましたが、全て1人でやる必要はありませんので、準備段階から相談をして、役割分担を決めましょう。

○時ぐらいになったら2次会の相談をしておく、など予めスケジュールを決めておくとスムーズですね。

 

忘年会の景品に困ったら

忘年会ではビンゴやゲームなどをして、景品を渡すことがあると思います。

景品も予算内で抑える必要がありますが、景品を選ぶポイントは、定番だけど自分では買わないものです。

例えば、ディズニーペアチケットは人気ですが、ディズニー好きではないと、あまりディズニーランドに行くことって無いですよね。

ニンテンドー3DSやコーヒーメーカーなんかも、自分ではあまり買わないけど、貰えると嬉しい景品です。

あれにしよう、これにしようと悩んでしまうようであれば、忘年会の景品専門ショップがありますので、景品セットを届けてもらうとラクですね。

▼ 景品キング

400セット以上の品揃えと、正午までの注文で最短翌日配送は驚きですね。


忘年会は、会社や部署における年の締めくくりイベントです。

「終わり良ければ全て良し」ではありませんが、忘年会を楽しみにしている方々がいるのも事実です。

プレッシャーを感じる必要はありませんからね!

大事なことは、参加してくれた社員の皆様に喜んでもらえるようおもてなしすることです。

日頃の感謝を言葉や行動で示すことが出来るアピールポイントですから、活用しない手はないですよ!

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